今の時代、LINEやTwitterが普及しているため、友達とのコミュニケーション手段としてそれらを活用している人は多いでしょう。
よく連絡は取るけれども最近話をしていないなんてこともあると思います。
ビジネスの場でもこれと同じようなことが見受けられます。
相手の時間を取らなくてよく、手軽なためメールが主流になり、直接話をするより、メールで済ませることが多く、大事な用件であってもメールで済ませてしまうことはないでしょうか？
ここでは、ビジネスの上で、電話でフォローしたほうがよい場合を考えてみます。
メールは読まれなければ意味がありません。
たくさんのメールに埋もれてしまい、読まれなくても相手を責めるわけにもいきません。
こんな風潮ですから、メールを送った後に電話をかけると効果がある場合もあります。
電話をかけることで誤解が解けたり、嫌な仕事も快く引き受けてくれる場合もあるのです。
メールのあと直接電話をかけるべき場合とは
謝罪や誤解しやすい内容を伝える
謝罪をメールだけで済ませてしまうのはとても失礼なことです。
特に相手が取引先やお客様の場合にはメールで送るよう言われても送信後速やかに電話連絡を入れるべきでしょう。
メールでは硬い文面に伝わりやすいので、電話にて感情をしっかり伝えることが大切です。
また、メールだけでは誤解を与えてしまう恐れがある内容を送る場合にも電話で話をすることによって誤解を生じさせず、後々のトラブルを回避することもできます。
上司への報告や依頼
上司への報告や依頼もメールを送りっぱなしというのはよくありません。
後々になって「この前メールした件なのですが…」と言われてもなんのことかわかってもらえない可能性が高いでしょう。
役職が上がれば上がるほど受け取るメールの量が増えるのが一般的です。
あなたが思っている以上の量のメールを毎日受け取っているわけですから、すべてに目を通すことは現実問題として難しいでしょう。
この場合は、「ΟΟ時頃お送りした、ΟΟの件なのですが」や「今メールをお送りしました」と言って上司の元へ足を運び、直接お願いをするようにしましょう。
緊急を要する場合
緊急を要する場合はもちろん直接出向くか電話をかけるべき場合に当たります。
メールが埋もれてしまい、読んでもらえない可能性があることは先にお話しました。
相手が読んでくれなかったと相手のせいにはできません。
きっちり伝えなかったあなたの責任になります。
頼みづらいお願いをするとき
頼みづらいお願いはなるべくメールで済ませたいと思うのが本心だと思います。しかし、ここは勇気を持って直接お願いをしましょう。
心をこめてお願いをすれば相手もそれならしっかりやろうと思ってくれるかもしれません。
事後的にメールを送る場合もある
また、直接、または電話で話をしたあとに、その内容をメールで送信するという使い方もあります。
内容に間違いがないか、取り決めたことを形に残しておくというのは大切なことです。
これもメールのみではなく、電話+メールを使ったほうがよい場合です。
さいごに
かといって電話で長話をしましょうと言うわけではありません。
当然ですが、電話をしている間は相手の時間を拘束しているわけです。
そして、メールを読めばわかることをくどくど説明するのもよくありません。
手短にメールを送ったことを伝えて、わかりづらいところがあれば補足で説明をし、対応をお願いするくらいにしましょう。
直接話すことは有効なコミュニケーション手段であると認識しましょう。
さらに、そのときどきにあった使い分けをすることがビジネスマンにとっては大切です。
「メールを送る」ことではなく、「重要なことを相手に伝える」ことが大切なんだということを忘れないでください。
