ビジネスの場では社内、社外問わずメールでコミュニケーションを取ることがよくあります。
普段良くメールをするという人でも、プライベートのメールとは明確に違うということを意識しておかないと恥をかくのみならず会社としてのイメージも損なってしまうかもしれません。
ここでは、ビジネスにおけるメールのマナーについて確認しましょう。
この記事の目次
メールを返信する時間はどのくらい？
基本的にメールの返信は24時間以内には行うべきです。
とはいっても、もっと短時間で行うのが理想的で、午前中に受け取ったメールには夕方には返信、午後では遅くとも翌日の午前中には返事を出したいところです。
メールの返信が早いだけで評価も違ってくるのだと意識してください。
返信が来ないことで、相手は不安に思います。
返信が遅くなればなるほど相手からの信頼がなくなると心得ましょう。
また、返信が来ないことで電話で問い合わせがくることもあり、お互いにとって余計な手間も増えるので、メール内容について確認中であるなら「確認中ですのでしばらくお待ちください」などと返信をしておくのがビジネスにおけるマナーです。
件名はそれだけで内容が伝わるように書くのがスマート
メール本文を最後まで読まなければ内容が分からないメールは敬遠されます。
「○○についてのご相談」や、「本日のミーティングの出欠確認のお願い」など件名を見れば内容がわかるように書く事がポイントです。
本文を要約するように件名をつけるよう意識しましょう。
それだけで、メールが開封されやすくなります。
内容は簡潔に書くのが鉄則
文章を書くのが得意な人は長文のメールを送りがちです。
ビジネスは時間との勝負でもあります。相手に余計な文章を読ませるのは失礼と考えましょう。
長くなるようなら、冒頭に要件と相手に何をして欲しいのか、何を伝えたいのかを簡潔に書きます。
誰しも長いメールは読みたくないものです。
取引先や忙しい上司はなおさらそう思っています。
そして、その後に具体的に内容を書いていきます。
これは読みやすく、相手にとっての気遣いへとつながります。
また、相手の送ってきた文章の量に合わせるのも有効です。仮に相手が5行で送ってきたなら、同じくらいの分量で返すのがスマートです。
To・CC・BCCを理解して使い分ける
To・CC・BCCはどれに入れてもその相手に届きますが、それぞれ意味合いが違います。
| To | 直接の用件がある相手。 |
|---|---|
| CC | メール内容を知っておいて欲しい相手。 |
| BCC | CCと同様メール内容を知って欲しい相手だが、送った相手が別の受信者にわからないようにするときに使う。 |
ToとCCに入っているメンバーはそれぞれのメールに表示され、誰が受信したかわかるようになっています。
BCCは宛先になっている人が誰かというのは他の受信者には表示されません。
大人数やお互い面識のない人に送る場合、また、それぞれの会社に一斉に送信する際はすべてBCCに入れて送信するようにしましょう。
セキュリティについては細心の注意を
近年、企業の情報漏えいの話題をよく耳にします。
誤った相手に他の企業の顧客情報を送信してしまったり、添付のファイルに他社情報が入ったまま送信してしまったということは発生する可能性が大いにあります。
送信前に送信先をよく確認し、送信する添付ファイルから不要な情報は削除し、パスワードをかけるなど、日頃から注意しましょう。
署名について
メールの末尾には自分の名前や会社名、所属部署、連絡先等を記した「署名」をつけます。
たまに署名のない人を見かけますが、これでは初めてメールを受け取った相手からすると、どこの部署の人間からメールが来たのか、急ぎの連絡先がわからないなど不都合を生じます。
署名を設定することはビジネスの上でのマナーとなります。
また、会社がいま目指していること、イチオシの製品などを一言添えるのも有効です。
枠を星などの絵文字で可愛らしく装飾するのも派手すぎないように注意すれば、他の人のメールと差別化でき、相手の印象にも残り、有効なアピールの一つとなるでしょう。
会社によってメールの文面にも特徴がある
まずは先輩や上司が出しているメールをよく読んで参考にし、よいと思ったことは取り入れてみましょう。
はじめのうちはできる先輩を真似してビジネスメールに慣れるようにしましょう。
本当にメールで送るべき内容か送信する前に考える
まず、緊急を要する内容をメールするだけというのはNGです。
まず電話連絡をし、必要があればメールを送りましょう。
重要な要件についてもメールを送った後に「メールをお送りしましたので、確認をお願いいたします。」などとフォローの連絡をするのがスマートです。
さいごに
相手の都合に関係なく一方的に送ることができるメールだからこそ、その使い方には十分気をつけましょう。
